Zarządzanie procesami [Czym jest? Jakie niesie korzyści?]

Zarządzanie procesami ma kluczowe znaczenie dla przedsiębiorstwa. Nieumiejętne zarządzanie może skutkować dużymi stratami finansowymi oraz utratą klientów. Dowiedz się, czym jest zarządzanie procesami, jakie korzyści za sobą niesie, jak je analizować i optymalizować, jakie są etapy zarządzanie procesami, i nie tylko! Czytaj dalej, aby dowiedzieć się wszystkiego o planowaniu procesów!

Zarządzanie procesami - definicja i podstawy

Aby dobrze zrozumieć definicję zarządzania procesami, warto na początku dowiedzieć się, czym dokładnie jest proces. Otóż proces to następujące po sobie w danym czasie zmiany systemu, które są ze sobą powiązane oraz posiadają swój początek i koniec. Podczas trwania procesu mogą wystąpić nieprzewidziane sytuacje, które będą mieć realny wpływ na procesy i ich zmianę. Podczas funkcjonowania procesu powstaje wartość dodana, czyli taka, którą tworzy firma podczas wykonywania swojej działalności.

Zarządzanie procesami natomiast to całość działań związanych z planowaniem i monitorowaniem procesu w przedsiębiorstwie. Zarządzanie procesami dąży do realizacji założonych celów firmy. Polega ono na zarządzaniu całymi sekwencjami danych czynności i działań, a nie skupianie się na pojedynczych jednostkach, jak w przypadku tradycyjnego zarządzania. Do tego typu zarządzania angażuje się kilka komórek organizacyjnych. Dzięki temu zwiększa się zyski przedsiębiorstwa oraz minimalizuje marnotrawstwa. Więcej o marnotrawstwie znajdziesz we wpisie: Marnotrawstwo w produkcji [Czym jest? Jakie są jego typy?].

W skrócie mówiąc, zarządzanie procesami to spełnienie wymagań klienta poprzez wykorzystanie swojej wiedzy, umiejętności, technik, itp. W tej metodzie zarządzania, jako klient rozumie się zarówno klienta zewnętrznego, jak i wewnętrznego, czyli pracowników. 

Korzyści zarządzania procesami

Do korzyści wynikających z odpowiedniego planowania procesów należą:

• identyfikacja wąskich gardeł,
• minimalizacja kosztów,
• wskazanie optymalnych rozwiązań,
• skrócenie czasu trwania procesów,
• usprawnienie procesów,
• przyspieszenie przepływu informacji w przedsiębiorstwie,
• poprawa funkcjonowania całego przedsiębiorstwa,
• ujednolicenie i standaryzacja pracy.

Analiza i optymalizacja procesów

Opis metodyk i narzędzi używanych do analizy oraz optymalizacji procesów jest kluczowy dla zrozumienia, jak firmy mogą usprawnić swoje działania i zwiększyć efektywność. „Przeglądając swoje procesy, sprawdź, czy wartość płynie przez nie jak rzeka.”. Od tej rady Tomasza Króla pochodzącej z książki “Jeśli nie Lean, to co? warto zacząć przyglądać się swoim procesom i ich zarządzaniu w firmie. Zarządzanie procesami można rozłożyć na kilka podstawowych etapów:

1. Identyfikacja procesów do analizy - Wybór procesów, które mają największy wpływ na wyniki finansowe firmy lub które są najbardziej problematyczne.
2. Mapowanie procesów - Dokładne przedstawienie obecnego stanu procesów za pomocą diagramów przepływu, które ukazują każdy krok, jego czas wykonania i zaangażowane zasoby. O tym, co na celu ma mapowanie procesów, wspomina Tomasz Król w książce “Lean. Droga do minimalizmu” pisząc, że: “Mapa pozwala skupić się na rzeczach najważniejszych, które w pierwszej kolejności zmienią najwięcej. Albo przynajmniej pokazuje, jak wygląda całość procesu dostarczania wartości.”.
3. Analiza procesów - Zidentyfikowanie wąskich gardeł, redundancji i nieefektywności za pomocą technik takich jak analiza przyczynowa czy analiza wartości dodanej.
4. Opracowanie rozwiązań i wdrożenie zmian - Projektowanie optymalnych procesów wykorzystujących dane z analiz oraz planowanie wdrożenia zmian. Sprawdź jak optymalizować procesy: Optymalizacja procesów [produkcyjnych, biznesowych i logistycznych].
5. Monitorowanie i ciągła optymalizacja - Śledzenie efektów wprowadzonych zmian i dalsza optymalizacja na podstawie zgromadzonych danych.

Odpowiednie ułożenie procesów oraz wyeliminowanie wąskich gardeł to klucz do sukcesu firmy. Przeczytaj, jak dzięki współpracy z nami, czyli Instytutem Doskonalenia Produkcji, przedsiębiorstwo Spec-Wood odnotowało wzrost wydajności produkcji aż o 190%! Sprawdź, jak przebiegała ta współpraca: Niemal 200% wzrostu wydajności lakierni.

Dowiedz się więcej o badaniu zdolności procesów: Badanie zdolności procesu – najważniejsze wskaźniki zdolności procesu!

Przykłady technik i metod używanych do analizy procesów i ich optymalizacji:

• Lean Management - Metodyka ta skupia się na eliminacji marnotrawstwa w procesach. Przykładem może być zastosowanie techniki 5S do organizacji miejsca pracy, co zwiększa efektywność i zmniejsza czas wykonania zadania. Więcej informacji o Lean Management znajdziesz tutaj: Co to jest Lean Management? [Kompletny Przewodnik].
• Six Sigma - Technika ta używa metod statystycznych do analizy procesów i dążenia do redukcji błędów. Na przykład, firma produkcyjna może użyć Six Sigma do zmniejszenia wadliwości produktu, co bezpośrednio przekłada się na większą satysfakcję klientów i niższe koszty gwarancyjne.
• Analiza przyczynowa (Root Cause Analysis, RCA) - Metoda stosowana do identyfikacji podstawowych przyczyn problemów. Jeżeli np. proces zamówień klientów jest opóźniony, RCA może pomóc odkryć, że przyczyną są nieefektywne procedury zatwierdzania, które można usprawnić.

To także może Cię zainteresować: Narzędzia Lean

Dlaczego analiza procesów jest ważna?

• Dokładna analiza procesów pozwala na głębokie zrozumienie każdego kroku w cyklu operacyjnym firmy, co jest niezbędne do identyfikacji nie tylko wąskich gardeł, ale także możliwości dla innowacji i poprawy.
• Poprzez eliminację wąskich gardeł i redundancji, firmy mogą znacznie zwiększyć swoją efektywność operacyjną. Na przykład, usunięcie zbędnych kroków w procesie produkcji może znacząco skrócić czas realizacji zamówienia.
• Optymalizacja procesów nie tylko zwiększa efektywność, ale również poprawia jakość produktów i usług, co prowadzi do większej satysfakcji klientów i wzrostu lojalności.

Etapy zarządzania procesami

"Cechą najwyższej dojrzałości organizacyjnej są w pełni zarządzane procesy.". Ten cytat Tomasza Króla z książki “Lean Management po polsku” podkreśla, jak ważne jest odpowiednie zarządzanie procesami. Do zarządzania procesami stosować można różnego typu metody. Najczęściej jest to jednak cykl Deminga, czyli PDCA (Plan, Do, Check, Act). Na całość tego cyklu składają się cztery działania następujące po sobie. Są to:

1. Plan (Planuj) - polega na analizie obecnych rozwiązań i przewidzeniu konsekwencji ewentualnych zmian oraz określeniu rodzaju pomiaru, który pokaże, czy wprowadzone zmiany przyniosły wartość dodaną.
2. Do (Wykonaj) - polega na przeprowadzeniu pilotażowego projektu zmian na niewielką skalę, tak aby móc szybko reagować na zmiany podczas wdrażania nowości.
3. Check (Sprawdzaj) - polega na analizie wprowadzonych zmian oraz określeniu, czy przyniosły one oczekiwany efekt.
4. Act (Działaj) - polega na wdrożeniu ustalonych standardów, które pozwoliły osiągnąć najwyższe efekty oraz doskonaleniu procesu.

Oprócz podstawowych działań z cyklu Deminga, przedsiębiorcy decydują się także na dołożenie dodatkowych czynności, takich jak motywowanie pracowników czy monitorowanie efektów.

Zobacz, jak dzięki ustandaryzowaniu pracy oraz wdrożeniu odpowiedniej kontroli w firmie Erkado, osiągnęliśmy skrócenie czasu produkcji aż o 10 minut i wzrost produkowanych sztuk o 45%. Więcej o tej współpracy przeczytasz tutaj: Podniesienie ilości produkowanych sztuk na obszarze czopiarki o 43%.

Przeczytaj również: Schemat blokowy procesu produkcji

Przeszkody i wyzwania w zarządzaniu procesami

Planowanie procesów niesie ze sobą szereg wyzwań, które mogą utrudniać osiąganie zadowalających efektów. Zrozumienie tych przeszkód jest kluczowe do skutecznego wprowadzania zmian i unikania typowych pułapek.

Najczęściej spotykane przeszkody:

1. Opór wobec zmian - Naturalna tendencja pracowników do trzymania się znanych procedur i rutyn może znacząco opóźniać implementację nowych procesów.
2. Brak jasno zdefiniowanych celów - Niejasne lub nierealistyczne cele procesów mogą prowadzić do zamieszania i braku zaangażowania ze strony zespołu.
3. Niewystarczające zasoby - Zarówno braki finansowe, jak i ludzkie mogą ograniczać możliwości wprowadzenia i utrzymania optymalizacji procesów.
4. Niedostateczna komunikacja - Brak otwartej i skutecznej komunikacji między działami i poziomami zarządzania często prowadzi do nieporozumień i błędów w implementacji.
5. Kompleksowość technologiczna - Implementacja nowych technologii może być wyzwaniem, szczególnie gdy zespół nie posiada odpowiednich umiejętności lub gdy technologie te są niekompatybilne z obecnym systemem.

Sposoby na przezwyciężenie tych wyzwań:

1. Zarządzanie zmianą - Wykorzystanie strategii zarządzania zmianą, w tym szkolenia, warsztaty i sesje Q&A, aby pracownicy lepiej zrozumieli korzyści płynące z nowych procesów.
2. Zdefiniowanie jasnych celów - Ustalenie realistycznych, mierzalnych i jasno skomunikowanych celów dla każdego procesu, co pomaga zespołowi lepiej zrozumieć oczekiwania i skupić się na wynikach.
3. Zapewnienie odpowiednich zasobów - Alokacja niezbędnych zasobów, zarówno finansowych jak i ludzkich, do projektów optymalizacyjnych w celu ich skutecznego wdrożenia i utrzymania. Dowiedz się więcej o planowaniu produkcji: Planowanie produkcji [Rodzaje, Proces].
4. Komunikacja i zaangażowanie zespołu - Regularne spotkania, aktualizacje postępu i otwarte kanały komunikacji między różnymi poziomami organizacji, aby wszystkie strony były na bieżąco i zaangażowane w procesy.
5. Szkolenia i rozwój kompetencji - Inwestycja w szkolenia technologiczne i rozwój umiejętności pracowników, aby mogli oni efektywnie korzystać z nowych narzędzi i metod.

Sprawdź, jak dzięki warsztatom w firmie Miloni oraz poukładaniu procesu produkcji zwiększyliśmy motywację pracowników, a także osiągnęliśmy przyspieszenie procesu klejenia formatek aż o 100%! Więcej informacji przeczytasz w naszym case study: Zobacz, jak dzięki warsztatom przyspieszyliśmy proces klejenia formatek na blaty do stołów o 100%.

Adresowanie tych przeszkód wymaga strategicznego podejścia i zaangażowania na wszystkich poziomach organizacji. Przez wypracowanie odpowiednich strategii można minimalizować negatywne skutki tych wyzwań, co z kolei prowadzi do skuteczniejszego i bardziej efektywnego zarządzania procesami.

Podsumowując, zarządzanie procesami to nie tylko techniki i narzędzia, ale przede wszystkim strategiczne podejście do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, które wymaga ciągłej uwagi, adaptacji i doskonalenia. Kluczem do sukcesu jest zaangażowanie na wszystkich jej poziomach oraz gotowość do ciągłej nauki i adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych. Wdrożenie efektywnego zarządzania procesami może przynieść znaczące korzyści dla organizacji, poprawiając jej efektywność, zdolność innowacyjną i konkurencyjność na rynku.

Jeśli chcesz poprawić zarządzanie procesami w swoim przedsiębiorstwie lub udoskonalić procesy produkcyjne, wypełnij formularz kontaktowy na naszej stronie internetowej. Zapraszamy także do odwiedzenia naszego bloga, gdzie znaleźć można m.in. takie wpisy jak: Od czego zależy sukces we współpracy z firmą Lean [5 czynników]? oraz Co to jest Lean Manufacturing? [Kompletny Przewodnik].