Co to jest Lean Management? [Kompletny Przewodnik]

W obecnych czasach rynek oferuje nam wiele metod zarządzania. Mimo to, jedną z najlepszych i najpopularniejszych wciąż pozostaje Lean Management. Tomasz Król w swojej książce ”Lean. Droga do minimalizmu” napisał: “Lean to „szczupły, chudy”, tłumacząc dosłownie. Lean management to odchudzone zarządzanie. Takie, które opiera się na wyszukiwaniu i eliminacji strat. Albo marnotrawstwa, jak je niektórzy nazywają.”. Jest to doskonała definicja tej filozofii. Dowiedz się czym jest Lean Management, na czym polega, jak go wdrożyć, jakie przynosi korzyści i wiele więcej! Zapraszamy do kontynuowania czytania.

Definicja Lean Management

Lean Management to sposób zarządzania przedsiębiorstwem i procesami, którego głównymi założeniami są eliminacja marnotrawstwa, ciągły rozwój oraz stałe zwiększanie wydajności firmy. Można to osiągnąć dzięki wykorzystaniu takich metod jak Just-In-Time (wywodzący się z Toyota Production System) oraz odnalezienie i zminimalizowanie marnotrawstw. Aby osiągnąć najlepsze rezultaty należy skupić się na systematycznej i skoordynowanej współpracy wszystkich pracowników w przedsiębiorstwie. Lean zakłada, że każdy pracownik jest świadomy potrzeby podnoszenia wydajności i produktywności firmy. W tym celu wykorzystuje się różnego typu metody i narzędzia, np. wskaźniki KPI, czy system wizualizacji. Ci, którzy wdrożyli Lean Management w swoich procesach produkcyjnych i usługowych, odkrywają, że z dużo większą dokładnością potrafią dostrzec, gdzie widzą wartość ich klienci. 

Cel i misja Lean Management

Lean Management oprócz ciągłego doskonalenia, zwiększania efektywności przedsiębiorstwa oraz minimalizowaniu marnotrawstw, ma również na celu dostarczenie produktów lub usług najlepszej jakości. Chodzi o takie dostosowanie procesów, aby były one zgodne z wymaganiami klienta, a jednocześnie jak najbardziej efektywne. Gdy mówimy natomiast o eliminacji marnotrawstwa, dzieli się ono na trzy rodzaje: Muda (usunięcie wszelkiego typu marnotrawstw), Mura (eliminacja nierówności w procesach produkcyjnych) oraz Muri (pozbycie się nadmiernego obciążenia).

Misją Lean Management jest natomiast zbudowanie kultury ciągłego doskonalenia, znanej także jako Kaizen. Stworzenie kultury ciągłego doskonalenia spowoduje, że cała organizacja będzie miała jasne wytyczne: wszystko, co robisz, można poprawić i udoskonalić. Chodzi o taką organizację przedsiębiorstwa, aby każdy członek zespołu był zaangażowany w rozwój i doskonalenie firmy. Lean skupia się nie tylko na pojedynczych jednostkach w firmie, ale na całości, od wydobycia surowców, po satysfakcję klienta. Szczupłe zarządzanie skupia się także na wczesnym rozpoznawaniu i eliminacji błędów, co pozwala na zapewnienie usług oraz wyrobów najwyższej jakości. 

W Lean Management równie ważny jest szacunek do ludzi. Filozofia Lean polega na inwestowaniu w rozwój pracowników oraz zapewnienie im godnych warunków pracy. Pracownicy są także zachęcani do udziału w rozwoju firmy oraz procesach decyzyjnych. Szczupłe zarządzanie dąży do szybkiego reagowania na zmiany, które zachodzą na rynku, potrzeby klienta oraz dostosowanie się do ciągle rozwijającego się otoczenia. 

Historia Lean Management 

Książki mówią, że wszystko zaczęło się od Japończyków, którzy nie mieli pieniędzy ani pomysłów, żeby dogonić świat po drugiej wojnie światowej. Nowe rozwiązanie zarządzania, oparte na wysokiej jakości produktów i usług, elastyczności, minimalizowaniu marnotrawstw oraz ciągłemu doskonaleniu, wprowadziła spółka Toyota Motor Company. Tą innowacyjną filozofię określa się jako Toyota Production System (TPS). Za jej twórcę uważa się Taichii Ohno. System TPS został uznany za główną przyczynę sukcesu Toyoty, która stała się jednym z największych producentów samochodów na świecie, a jej metody i narzędzia stosowane są przez przedsiębiorstwa na całym świecie. W późniejszych latach były one kopiowane przez takie firmy jak Mazda, czy Nissan oraz amerykańskich i europejskich producentów samochodów. 

TPS nie był formalnie udokumentowany przez długie lata, przez co był obecny tylko w Japonii. Dopiero w 1977 roku, gdy ukazał się o nim pierwszy artykuł w języku angielskim, został zauważony w skali świata. W artykule porównano wydajności fabryki Toyoty z konkurencyjnymi fabrykami znajdującymi się w Stanach Zjednoczonych, Szwecji i Niemczech. Okazało się, że Toyota miała najwyższą wydajność, co według autorów artykułu, było dowodem na skuteczność TPS. Kolejnym czynnikiem, który wpłynął na TPS było uruchomienie fabryki NUMMI, joint venture Toyoty i koncernu General Motors.

Pojęcie: “szczupła produkcja” zostało stworzone przez John’a Krafcik, który użył go w artykule dotyczącym International Motor Vehicle Program. Chodziło o kontrast pomiędzy TPS a tradycyjnym systemem produkcji masowej. 

Jednym z ważniejszych wydarzeń dla rozwoju Lean Management było opublikowanie książki “The Machine That Changed the World” w 1990 roku. Autorzy umieścili w niej wyniki drugiego badania IMVP. Jego celem było wyjaśnienie, jakie są różnice w wydajności japońskich fabryk Toyoty, a ich konkurencji ze Stanów Zjednoczonych i Europy. Według badaczy sukces japońskiej fabryki wynikał z nowego systemu produkcyjnego, opracowanego przez Toyotę. Produkowała ona bowiem najlepszej jakości auta, a jednocześnie minimalizowała marnotrawstwa.  TPS opierało się na dwóch filarach: Just-In-Time oraz Jidoka. Również badacze MIT powtórzyli sformułowanie: “szczupła produkcja” w odniesieniu do TPS, ponieważ zużywała ona mniej przestrzeni produkcyjnej, czasu, zapasów oraz wysiłku ludzkiego. To oni stwierdzili, że System Toyoty może być stosowany z sukcesem również poza Japonią. 

Zasady Lean Manufacturing używa koncepcja World Class Manufacturing. W latach 90. zostały one wdrożone również w przedsiębiorstwach innych sektorów, niż produkcyjne. 

Podstawowe zasady Lean Management

Zgodnie z myślą TPS, w książce Lean Thinking, przedstawione zostało pięć zasad zgodnie z którymi powinna działać organizacja:

• Skupienie na wartości z punktu widzenia klienta – polega na dokładnym określeniu potrzeb i wartości klienta w danym wyrobie lub usłudze. Takie podejście jest kluczowe w tej strategii zarządzania, ponieważ pozwala na usunięcie czynności, które nie dodają wartości. Przykładowymi wartościami dla klienta mogą być: funkcjonalność, estetyka, dostępność, czy dodatkowe usługi. 
• Identyfikacja strumienia wartości – według Lean strumień wartości to wszystkie czynności związane ze stworzeniem oraz dostarczeniem klientowi produktu lub usługi. Zalicza się do niej zarówno przepływ informacji, jak i materiałów. W strumieniu wartości należy przeanalizować wszystkie czynności, od złożenia zamówienia przez klienta do dostarczenia mu gotowego wyrobu lub usługi. Wszystkie działania, które nie zwiększają wartości, powinny zostać usunięte. 
• Ciągły przepływ – polega na zapewnieniu w wyżej omówionych zasadach ciągłego przepływu. Mowa tu o produkcji towaru lub świadczeniu usługi w sposób płynny, który pozwala na przechodzenie produktu, partii produktów lub usługi przez kolejne etapy ich wytwarzania bez przerw, czy zakłóceń. 
• System ssący (Pull) – polega na dostarczaniu klientowi produktów i usług zgodnie z jego potrzebami, tj. dokładnie w takiej ilości, jak potrzebuje i dokładnie wtedy, kiedy potrzebuje, bez potrzeby robienia dodatkowych zapasów. To, jak szybko towary są produkowane powinno być idealnie zsynchronizowane z potrzebami klienta. Dopiero kolejne złożenie zamówienia przez klienta powoduje start nowej produkcji. Zasada Pull działa przeciwnie do tradycyjnej zasady Push, która polegała na produkcji wyrobów bez zamówienia klienta (tylko na podstawie przewidzianych prognoz). 
• Dążenie do doskonałości (Kaizen) – polega na ciągłym doskonaleniu wszystkich procesów i elementów organizacji w przedsiębiorstwie. W Kaizen chodzi o ciągłe doskonalenie procesów oraz minimalizowanie marnotrawstwa. Myślenie Kaizen znacznie wykracza poza bramy fabryki. Oznacza to, że taki sposób myślenia sięga a o wiele dalej niż sama fabryka i obejmuje życie zawodowe oraz prywatne pracowników. 

Zasady te przyspieszyły popularyzację Lean Management także w przedsiębiorstwach, które nie działają poza sektorami produkcyjnymi. 

Kluczowe narzędzia Lean Management

Do przykładowych kluczowych narzędzi oraz technik Lean Management zaliczamy:

• Value Stream Mapping (VSM) – narzędzie używane w Lean do analizowania i projektowania przepływu materiałów i informacji, które są niezbędne do dostarczenia danego produktu lub usługi klientowi. Mapa pozwala skupić się na rzeczach najważniejszych, które w pierwszej kolejności zmieniają najwięcej. Jego celami są: minimalizacja marnotrawstwa, poprawa jakości, poprawa efektywności oraz optymalizacja procesów produkcyjnych. 
• 5S – system, który polega na organizacji miejsca pracy w pięciu krokach: Selekcja, Systematyka, Sprzątanie, Standaryzacja, Samodyscyplina. Jest to zazwyczaj jeden z pierwszych etapów wdrożenia Lean Management w przedsiębiorstwie. 
• Total Productive Maintenance (TPM) – oznacza całkowite produktywne utrzymanie ruchu. Polega na zapewnieniu maksymalnej sprawności technicznej w przedsiębiorstwie poprzez jak największą dostępność urządzeń oraz maszyn. 
• Single Minute Exchange of Die (SMED) – to narzędzie ma na celu jak największe skrócenie czasu potrzebnego do przezbrojenia maszyn, czy linii produkcyjnych. Takie działanie pozwala na zminimalizowanie zapasów oraz elastyczność w dopasowywaniu się do dynamicznie zmieniającego się zapotrzebowania klienta.
• Poka-Yoke – czyli zapobieganie błędom. Polega na takim zaprojektowaniu procesu, aby uniemożliwić wystąpienie w nim błędu. 
• Kanban – czyli wizualizacja i zarządzanie przepływem. Polega na wizualizacji procesów oraz ciągłym doskonaleniu się na podstawie raportów i analiz, tak, aby zminimalizować marnotrawstwa i zwiększyć wydajność produkcji. 
• Jidoka (Autonomizacja) – oznacza: “Automatyzację z ludzkim dotykiem”. Polega na niedopuszczaniu, by jakiekolwiek defekty dostały się na produkcję. W tej filozofii mówi się, że każda osoba, która wykonuje daną czynność na etapie produkcji, jest za nią w pełni odpowiedzialna, a jeśli nie potrafi poradzić sobie z problemem, zatrzymuje się cały proces, aby móc go naprawić. 

• Hoshin Kanri – polega na kaskadowaniu celów strategicznych za pomocą planu, na niższe poziomy organizacji. Są w nim zawarte cele, mierniki, terminy i działania. 
• Zarządzanie wizualne – jest ściśle powiązane z zasadą 5S. Polega na przekazywaniu informacji za pomocą wizualizacji, np. tabeli, czy wykresów. Takie działanie pozwala na zmniejszenie ilości błędów dokonywanych przez pracowników oraz lepszą komunikację.
• Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) – to zarówno finansowe, jak i niefinansowe wskaźniki, które służą do mierzenia stopnia realizacji założonego celu. Są one podstawą do ciągłego doskonalenia procesów w przedsiębiorstwie. 
• Heijunka (Poziomowanie produkcji) – czyli równoważenie produkcji. Polega na równoważeniu produkcji tak, aby miała ona możliwość produkowania różnych modeli w tym samym czasie.
• Standaryzacja pracy – metoda ta polega na jak najbardziej wydajnym sposobie wykonywania danych czynności. Takie działanie pozwala na stworzenie procesów wysoce produktywnych oraz wydajnych kosztowo oraz zapewnia najwyższą jakość produktu lub usługi oferowanej klientowi. 
• Program sugestii pracowniczych – dzięki temu formalnemu programowi, pracownicy mają prawo do zgłaszania propozycji ulepszenia swojego miejsca pracy lub innych procesów, aby zwiększyć wydajność firmy.

Oprócz wyżej wymienionych  Lean Management korzysta z innych technik oraz metod zarządzania. Wszystkie mają na celu poprawienie wydajności produkcji, eliminację marnotrawstw oraz ciągłe doskonalenie. O tym, jak używać narzędzi Lean Management doskonale napisał Tomasz Król w książce (również e-booku) “Lean Management po polsku”: "Z narzędziami do wprowadzania zmian jest tak jak ze wszystkimi narzędziami. Śrubokrętem można wkręcić śrubę lub otworzyć konserwę, ale można też przebić błonę bębenkową”. Pamiętajmy zatem, że narzędzia te mogą być używane w różny sposób w zależności od kontekstu i potrzeb.

Korzyści z wdrożenia Lean Management

Wdrożenie Lean do swojego przedsiębiorstwa wiąże się z uzyskaniem wielu korzyści. Do głównych z nich należą:

• Eliminacja marnotrawstwa – polega na zminimalizowaniu wszelkiego rodzaju strat, takich jak np. strata czasu, materiałów, czy miejsca. Pozwala to na zmniejszenie kosztów produkcji.
• Zwiększenie produktywności – poprzez ulepszone zarządzanie, przedsiębiorstwa mogą produkować więcej wyrobów w tym samy czasie.
• Poprawa jakości produktów i usług – dzięki ciągłemu analizowaniu raportów oraz ulepszaniu procesów w firmie, stale podnosi się jakość produktów lub usług. 
• Zmniejszenie zapasów – dzięki stosowaniu narzędzi oraz metod Lean firmy produkują dokładnie tyle wyrobów, ile zostało zamówione. Taka synchronizacja produkcji z potrzebami klienta pozwala na wyeliminowanie potrzeby tworzenia zapasów, a tym samym, zmniejszenie strat.
• Skrócenie czasu realizacji zamówień – poprzez dobrą organizację przedsiębiorstwa redukuje się ilość niepotrzebnych ruchów, czy transportu, a to pozwala na skrócenie czasu trwania całego zamówienia. 
• Poprawa cash flow – dzięki braku potrzeby zamrożenia kapitału w zbędnych zapasach, firmy mogą swobodnie obracać swoim kapitałem oraz wykorzystywać go na potrzebne w danym czasie cele. 
• Uczenie się i rozwój pracowników – Lean bardzo mocno opiera się na szacunku do ludzi oraz inwestowaniu w ich rozwój. Dzięki temu pracownicy są mocniej zaangażowaniu w doskonalenie procesów w firmie. 
• Poprawa bezpieczeństwa i higieny pracy – lepsza organizacja pracy, zmniejszenie ilości niepotrzebnych ruchów, czy wprowadzenie ergonomicznych stanowisk, pozwala na poprawę bezpieczeństwa oraz higieny pracy w przedsiębiorstwie. 
• Ograniczenie wpływu na środowisko – dzięki efektywniejszej produkcji oraz optymalizacji procesów firmy zużywają mniej energii oraz zmniejszają swój ślad węglowy. Dodatkowo poprzez eliminację zapasów, zmniejsza się ilość strat, które również zanieczyszczają środowisko.

Kultura Lean to ciągłe usprawnianie. To wiara, że dzięki zaangażowaniu ludzi można zbudować organizację wolną od marnotrawstwa. Takie podejście niesie za sobą ogromne korzyści. Warto zastanowić się, jak wdrożyć to do swojej firmy. 

Wyzwania i bariery we wdrażaniu Lean Management

Wprowadzenie Lean do swojego przedsiębiorstwa stawia przed ludźmi nowe wyzwania oraz ukazuje pewne bariery. Wszyscy obecnie chcą być Lean. Nie wszystkim się udaje, dlatego omówimy poniżej najczęściej występujące problemy oraz jak sobie z nimi radzić:

• Brak wsparcia ze strony najwyższego kierownictwa – brak zaangażowania kierownictwa może prowadzić do dezorientacji pracowników, braku zasobów oraz ich niskiej motywacji. Warto tutaj przytoczyć fragment książki Tomasza Króla, aby lepiej zrozumieć ten problem:”Polscy menedżerowie nie chcą wprowadzać Lean Management. Chcą korzyści, jakie on daje.” Aby rozwiązać ten problem powinno się prowadzić szkolenia z Lean dla kierownictwa, pokazać przykłady wyników wprowadzenia Lean w innych firmach, czy regularnie informować o korzyściach, które wynikają z wdrożenia go.
• Traktowanie Lean Management jako zestawu narzędzi, a nie kultury organizacyjnej – Lean wymaga zmiany całej kultury organizacyjnej. Dzięki takiemu działaniu zwiększa się zaangażowanie pracowników, ponieważ czują się oni doceniani. To pomaga w ciągłym doskonaleniu. 
• Brak powiązania Lean z celami strategicznymi przedsiębiorstwa – aby pokonać tę barierę należy zintegrować Lean poprzez wyznaczenie konkretnych i mierzalnych celów. Następnie cele te powinno się przekazać każdemu pracownikowi, aby wiedział on, jak jego praca przyczynia się do ich realizacji. Ważne jest również regularne raportowanie postępów do kierownictwa. 
• Opór pracowników – najczęstszymi przyczynami oporu są: obawa przed nowymi metodami pracy i potencjalnym wpływem na zatrudnienie, niezrozumienie korzyści płynących z Lean i jak wpłyną one na codzienną pracę, czy wcześniejsze negatywne doświadczenia z nieudanymi inicjatywami zmian. W celu rozwiązania tego problemu należy prowadzić szkolenia dotyczące Lean, jasno komunikować jakie są cele i korzyści płynące z wdrożenia Lean, zaangażować pracowników w trwające zmiany, czy stworzyć systemy motywacyjne dla nich.

• Brak standardu – problemy te wynikają w głównej mierze z braku spójności w procesach Lean w różnych obszarach przedsiębiorstwa, trudności w monitorowaniu efektów i postępów oraz brak ujednoliconych procedur i praktyk. Aby stworzyć skuteczne standardy należy: opracować SOP (standardowe procedury operacyjne)  dla kluczowych procesów Lean, regularnie szkolić pracowników ze standardów i monitorować przestrzeganie ich oraz stale aktualizować i doskonalić standardy na podstawie raportów i analiz.
• Różnice kulturowe – barierami z nich wynikającymi mogą być: różnice w stylach komunikacji w danych kulturach, kultury o wysokiej hierarchii, w którym może być ciężko zaakceptować ideę decentralizacji decyzji oraz różne metody motywacji pracowników w danej kulturze. Aby najlepiej poradzić sobie z tym wyzwaniem należy: dostosowywać metody i narzędzia Lean do specyfiki danej kultury, czy organizować międzykulturowe szkolenia dla zespołów wdrażających Lean.

Jak widać, podczas wdrażania Lean Management można napotkać różnego typu trudności, czy wyzwania, ale każde z nich są do przezwyciężenia dzięki elastyczności tej filozofii. Najlepszym przykładem tego jest Toyota, która odniosła globalny sukces.

Lean Management w różnych sektorach

Produkcja

Jak Lean jest stosowany w produkcji? 

• Eliminacja marnotrawstwa poprzez zastosowanie zasad Lean, takich jak Just-in-Time (JIT), aby zminimalizować zapasy i koszty magazynowania.
• Ciągłe doskonalenie poprzez wdrożenie Kaizen, czyli filozofii ciągłego doskonalenia procesów produkcyjnych.
• Mapowanie strumienia wartości (VSM), czyli analiza i optymalizacja przepływu materiałów i informacji.
• 5S, czyli organizacja miejsca pracy, tak, aby zwiększyć efektywność i bezpieczeństwo.

Przykłady firm produkcyjnych:

• Toyota – pionier we wdrażaniu Lean Management, znana z Systemu Produkcyjnego Toyoty (TPS).
• Ford – implementacja zasad Lean w celu zwiększenia efektywności i jakości produkcji.
• Boeing – zastosowanie Lean w procesach produkcji samolotów, redukcja marnotrawstwa i zwiększenie jakości.

Usługi

Jak Lean stosowany jest w sektorze usług?

• Optymalizacja procesów, czyli koncentracja na eliminacji marnotrawstwa w procesach, takich jak obsługa klienta i operacje back-office.
• Ciągłe doskonalenie, czyli wprowadzenie Kaizen w celu poprawy jakości usług i zwiększenia satysfakcji klientów.
• Mapowanie strumienia wartości poprzez analizę i optymalizację procesów usługowych.
• Zarządzanie wizualne, poprzez użycie narzędzi wizualnych do monitorowania procesów i identyfikacji problemów.

Przykłady firm usługowych:

• Starbucks – wdrożenie Lean w operacjach kawiarnianych, optymalizacja procesów parzenia kawy i obsługi klienta.
• Southwest Airlines – zastosowanie Lean w procesach operacyjnych, takich jak obsługa naziemna i zarządzanie flotą.

Ochrona zdrowia 

Jak Lean jest stosowany w ochronie zdrowia?

• Eliminacja marnotrawstwa poprzez redukcję zbędnych kroków w procesach medycznych, takich jak przyjęcie pacjenta i zarządzanie dokumentacją.
• Ciągłe doskonalenie, czyli implementacja Kaizen w celu poprawy jakości opieki i efektywności operacyjnej.
• Mapowanie strumienia wartości, czyli analiza i optymalizacja przepływu pacjentów i informacji medycznych.
• 5S, czyli organizacja przestrzeni szpitalnych, tak, aby poprawić bezpieczeństwo i efektywność.

Przykłady szpitali i placówek zdrowotnych:

• Virginia Mason Medical Center – implementacja Lean w procesach medycznych i administracyjnych, co doprowadziło do poprawy jakości opieki i redukcji kosztów.
• ThedaCare – wdrożenie Lean w celu optymalizacji przepływu pacjentów i poprawy wyników zdrowotnych.

Logistyka

Jak Lean stosowany jest w logistyce?

• Optymalizacja łańcucha dostaw poprzez zastosowanie zasad Lean w celu minimalizacji zapasów i optymalizacji przepływu materiałów.
• Ciągłe doskonalenie, czyli wprowadzenie Kaizen w celu poprawy efektywności operacyjnej i redukcji kosztów.
• Mapowanie strumienia wartości, czyli analiza i ulepszenie procesów logistycznych.
• Zarządzanie wizualne poprzez wykorzystanie narzędzi wizualnych do monitorowania i optymalizacji procesów logistycznych.

Przykłady firm logistycznych:

• DHL – implementacja Lean w operacjach magazynowych i transportowych, poprawa efektywności i jakości usług.
• UPS – zastosowanie Lean w procesach sortowania i dostarczania paczek, co prowadzi do zwiększenia efektywności operacyjnej.

Budownictwo

Jak Lean stosowany jest w budownictwie?

• Optymalizacja procesów budowlanych dzięki zastosowaniu zasad Lean, takich jak Just-in-Time, w celu minimalizacji marnotrawstwa materiałów i czasu.
• Ciągłe doskonalenie, czyli wdrożenie Kaizen w celu poprawy jakości i efektywności projektów budowlanych.
• Mapowanie strumienia wartości poprzez raportowanie i optymalizację procesów budowlanych.
• Zarządzanie wizualne za pomocą narzędzi wizualnych do monitorowania i optymalizacji procesów budowlanych.

Przykłady firm:

• Skanska – wdrożenie Lean w procesach budowlanych, co doprowadziło do poprawy efektywności i redukcji kosztów.
• Turner Construction – implementacja Lean w celu optymalizacji procesów projektowych i budowlanych.

Informatyka 

Jak Lean stosowany jest w IT?

• Optymalizacja procesów IT, poprzez zastosowanie zasad Lean w celu minimalizacji marnotrawstwa w procesach IT, takich jak rozwój oprogramowania i zarządzanie projektami.
• Ciągłe doskonalenie w celu poprawy jakości usług IT i zwiększenia efektywności operacyjnej.
• Mapowanie strumienia wartości procesów IT.
• Zarządzanie wizualne procesów IT.

Przykłady firm technologicznych:

• IBM – wdrożenie Lean w procesach IT, co doprowadziło do poprawy efektywności i jakości usług.
• Intel – zastosowanie Lean w procesach produkcji i rozwoju technologii, co przyniosło znaczące korzyści operacyjne.

Szkolnictwo wyższe

Jak Lean stosowany jest w edukacji?

• Optymalizacja procesów administracyjnych w celu minimalizacji marnotrawstwa w procesach administracyjnych i operacyjnych.
• Ciągłe doskonalenie celu poprawy jakości usług edukacyjnych i efektywności operacyjnej.
• Mapowanie strumienia wartości procesów edukacyjnych.
• Zarządzanie wizualne procesami edukacyjnymi.

Przykłady uczelni:

• University of Washington – wdrożenie Lean w procesach administracyjnych i akademickich, co doprowadziło do poprawy efektywności i jakości usług.
• University of Central Oklahoma – zastosowanie Lean w celu optymalizacji procesów rekrutacyjnych i administracyjnych.

Sektor publiczny

Jak Lean stosowany jest w sektorze publicznym?

• Optymalizacja procesów administracyjnych, czyli minimalizacja strat w procesach operacyjnych.
• Ciągłe doskonalenie, czyli poprawa jakości usług publicznych i efektywności operacyjnej.
• Mapowanie strumienia wartości poprzez analizę i polepszenie procesów administracyjnych.
• Zarządzanie wizualne procesów administracyjnych.

Przykłady instytucji rządowych:

• United States Department of Defense – wdrożenie Lean w procesach administracyjnych i operacyjnych, co doprowadziło do poprawy efektywności i jakości usług.
• HM Revenue and Customs (UK )– zastosowanie Lean w celu optymalizacji procesów administracyjnych i operacyjnych, co przyniosło znaczące korzyści operacyjne.

Lean Management a inne style zarządzania

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że Lean Management jest stosowany praktycznie w każdym przedsiębiorstwie. Oczywiście tak nie jest. W Lean zakłada się, że pracownik ma być zaangażowany w rozwój firmy oraz że powinno się cenić jego zdanie i sugestie. W takim stylu zarządzania uwaga jest skierowana na szybką eliminację błędów, dostosowywanie się do zmian i niski poziom centralizacji. W tradycyjnych koncepcjach zarządzania decyzje są podejmowane odgórnie, a wartość mają tylko sugestie kierownictwa. Przez tego typu działanie szybkie podejmowanie decyzji może stać się trudniejsze. Główna przewaga Lean Management nad tradycyjnymi metodami zarządzania polega na większej elastyczności tej metody, ciągłym doskonaleniu procesów w przedsiębiorstwie oraz współpracy wszystkich zaangażowanych w rozwój firmy.

Praktyczne wdrożenie Lean Management

Wdrożenie Lean Management rozpoczyna się od zapoznania i zaangażowania kierownictwa w filozofię Lean. Powinni oni ukończyć odpowiednie szkolenia oraz przygotować się na wsparcie innych podczas procesu wdrażania. Kolejnym krokiem jest ocena obecnie stosowanego systemu, rozpoznanie marnotrawstw oraz dokonanie analizy kultury organizacyjnej firmy. Dzięki temu można określić mierzalne cele i wizje oraz dostosować metodę i narzędzia Lean adekwatnie do ich realizacji. Następnie należy wyszkolić resztę pracowników oraz wyznaczyć liderów, którzy będą odpowiedzialni za napędzanie zmian organizacyjnych.

Na początku, aby uniknąć drastycznych zmian, wprowadza się projekty pilotażowe, których celem jest wypróbowanie i dostosowanie metod Lean na mniejszą skalę. Po zakończeniu pilotażu dokonuje się analizy wyników, opinii osób zaangażowanych, raportów, itp. i dopasowuje strategię do potrzeb przedsiębiorstwa. Powoli Lean jest rozszerzany również na inne działy. Teraz należy zwrócić szczególną uwagę na standaryzację procesów i ciągłe doskonalenie. To można robić stale, ponieważ wszystko ciągle się rozwija, a firma powinna dostosowywać się do tych zmian. 

Najważniejsza we wdrażaniu Lean jest komunikacja. Warto pamiętać o stałym informowaniu o osiągnięciach oraz świętowaniu ich razem. Wiąże się to również z nagradzaniem pracowników za ich zaangażowanie oraz ciągłe motywowanie ich do pomocy przy doskonaleniu procesów w firmie. Bowiem kluczem do sukcesu jest to, że wszystkie działy i funkcje muszą być bezwzględnie podporządkowane leanowemu myśleniu.

Nowoczesne trendy w Lean Management

Integracja Lean z Agile

Zarówno Lean, jak i Agile skupiają się na dostarczaniu wartości klientowi, eliminacji marnotrawstwa oraz ciągłym doskonaleniu. Lean koncentruje się na efektywności procesów, podczas gdy Agile kładzie nacisk na elastyczność i szybkie dostosowywanie się do zmieniających się wymagań. Wdrożenie wspólnych praktyk, takich jak iteracyjne planowanie (sprinty w Agile) oraz Kaizen (ciągłe doskonalenie w Lean), może znacząco zwiększyć efektywność i elastyczność organizacji. Również tworzenie zespołów składających się z różnych funkcji (deweloperzy, testerzy, analitycy biznesowi) umożliwia szybkie dostosowanie się do zmian i dostarczanie wartości klientowi. Podsumowując, używanie narzędzi takich jak Kanban (Lean) oraz Scrum (Agile) w ramach jednego projektu pozwala na lepsze zarządzanie pracą i jej wizualizację.

Lean Startup

Lean Startup to tworzenie minimalnej wersji produktu, która zawiera tylko najważniejsze funkcje, aby szybko wejść na rynek i uzyskać feedback od użytkowników. Cykl Build-Measure-Learn, w którym firmy tworzą produkt, mierzą jego wyniki na rynku, a następnie uczą się na podstawie zebranych danych, pozwala na dalsze doskonalenia produktu lub usługi. Równie ważne jest “pivotowanie”, czyli szybkie zmiany w strategii i kierunku produktu na podstawie uzyskanych informacji zwrotnych, aby lepiej odpowiadać na potrzeby rynku.

Technologia w Lean Management: automatyzacja i AI

Wpływ nowych technologii na Lean:

• zastosowanie technologii RPA (Robotic Process Automation) do automatyzacji rutynowych i powtarzalnych zadań, co pozwala na oszczędność czasu i redukcję błędów,
• wykorzystanie AI do analizy dużych zbiorów danych i przewidywania trendów, co pozwala na lepsze zarządzanie zapasami i optymalizację procesów produkcyjnych,
• integracja IoT w celu monitorowania i zarządzania sprzętem i procesami w czasie rzeczywistym, co zwiększa efektywność operacyjną.

Lean i zrównoważony rozwój (Lean and Green)

Lean wspiera zrównoważony rozwój poprzez:

• eliminację marnotrawstwa w procesach produkcyjnych i operacyjnych, co prowadzi do zmniejszenia zużycia zasobów i odpadów,
• optymalizowanie zużycia energii i poprawienie efektywności energetycznej maszyn i urządzeń,
• zarządzanie cyklem życia produktu, minimalizując negatywny wpływ na środowisko na każdym etapie produkcji i użytkowania.

Podsumowanie 

Lean Management to filozofia zarządzania, która koncentruje się na eliminacji marnotrawstwa, ciągłym doskonaleniu i dostarczaniu maksymalnej wartości klientowi. Ważne jest pojęcie wartości dla klienta. Bo według filozofii Lean wartość stanowi tylko to, co jest ważne dla klienta. Kluczowe zasady Lean obejmują identyfikację wartości z punktu widzenia klienta, mapowanie strumienia wartości, dążenie do ciągłego przepływu, system ssący (Pull) i ciągłe doskonalenie (Kaizen). Lean Management wykorzystuje szereg narzędzi, takich jak: 5S, Kanban, Kaizen, Value Stream Mapping (VSM), Poka-Yoke i Total Productive Maintenance (TPM), aby poprawić efektywność operacyjną. Lean znajduje zastosowanie nie tylko w produkcji, ale także w usługach, ochronie zdrowia, logistyce, budownictwie, IT, szkolnictwie wyższym oraz sektorze publicznym. Współczesne podejścia integrujące Lean z Agile, Lean Startup oraz wykorzystanie nowych technologii, takich jak automatyzacja i sztuczna inteligencja, poszerzają zakres i efektywność Lean Management.

Długoterminowe korzyści z Lean Management:

• zwiększenie efektywności operacyjnej,
• poprawa jakości produktów i usług,
• redukcja kosztów,
• zwiększenie konkurencyjności,
• zwiększenie zaangażowania pracowników,
• zrównoważony rozwój.

Jeśli zainteresował Cię temat Lean Management, koniecznie przeczytaj e-booki Tomasza Króla, takie jak: “Lean. Droga do minimalizmu”, czy “Lean Management po polsku”, w których znajdziesz wszelkie informacje na temat tej filozofii.